賃貸管理における入居者管理アプリとは？メリットや課題を解説！

最近では、不動産投資が再燃しており、会社員の方でも副業として不動産投資をしている方も増えてきています。
不動産投資における悩みといえば、賃貸管理ではないでしょうか。
賃貸管理とは、更新や退去など不動産経営における全般的な管理のことをいいます。
不動産経営を始めたいが、賃貸管理が不安という方も多いことでしょう。
そこで今回は、賃貸管理に便利なツールで入居者管理アプリについてご紹介します。
賃貸管理に悩まれている方や不安があるという方は、ぜひ参考にしてみてください。

賃貸管理で使える入居者管理アプリとは？

入居者管理アプリとは、コミュニケーション機能を搭載した入居者と管理会社をつなぐアプリケーションです。
入居者と管理会社は内覧や契約時だけでなく、入居している間もコミュニケーションをとる必要があります。
とはいえ、一件一件連絡するのは大変です。
とくに自主管理をしている会社員の方なら、なおさら難しいでしょう。
そこで便利なツールが入居者管理アプリです。

入居者管理アプリでできること

入居者管理アプリなら、スマホを通じて入居者に対して一斉連絡が可能です。
たとえば、修繕の連絡やエレベーターの点検など不動産は運営するうえでメンテナンスが必要です。
入居にあたり支障がある修繕なら入居者に連絡する必要があり、入居者管理アプリなら容易に周知ができます。
また入居者の既読や未読管理もでき、周知できているか否か一覧できるため非常に便利です。
その他、契約の更新期限なども確認できるため、賃貸管理のほぼすべてのことがアプリ上で解決します。

入居者管理アプリの導入方法

入居者管理アプリを早速試したいと感じたら、まずは管理会社が入居者管理アプリサービスに契約します。
基本的にサブスクリプションサービスとなっており、毎月定額を支払います。
料金は、サービスによって異なるので気になるサービスをピックアップしてみましょう。
管理会社がサービスに契約すると、次に入居者に対してアプリを導入してもらいます。
入居者によってはアプリの導入に前向きな方もいれば、後ろ向きな方もおられます。
管理会社からの連絡だけでなく、チャット機能による入居者からの連絡や不審者情報などの情報交換も容易にできることをアピールし、導入を促しましょう。

入居者管理アプリの機能

入居者管理アプリの主な機能をご紹介します。

掲示板機能
修繕や点検など入居者に必要な情報を掲示板として伝える機能です。
従来のアナログな掲示板の役割と同様です。
管理会社としては、連絡事項の戸別郵送や掲示板に掲示する手間が省けます。

お問い合わせ機能
入居者が管理会社に対してお問い合わせできる機能です。
とくに入居者は善管注意義務があり、入居している部屋に不具合があると直ちに管理会社に報告する義務があります。
とはいえ、入居者によっては連絡が面倒で連絡をくれず、退去時に発覚することもあり注意が必要です。
退去時に不具合が発覚すると被害が広がっており、修繕費でトラブルに発展します。
お問い合わせ機能があることで入居者も容易に管理会社へ連絡でき、このようなトラブルを避けられます。

ステータス機能
入居者の契約情報などを一覧できる機能です。
たとえば、留守で設備点検ができなかった場合などの管理に使います。

メッセージ機能
入居者と管理会社、管理会社とオーナーでメッセージができる機能です。
最近ではビジネスでもメールや電話ではなく、チャット機能で連絡する機会が増えています。
チャット機能は、連絡を取るうえで合理的な方法であり、チャット機能により迅速な対応が可能です。

賃貸管理における入居者管理アプリのメリット

入居者管理アプリの導入方法や機能についてご紹介しましたが、結局どのようなメリットがあるのでしょうか。
入居者管理アプリのメリットをご紹介します。

情報共有がスムーズに

先述したとおり、修繕や設備点検の連絡をスムーズにおこなえます。
従来のやり方では、戸別にポスティングするか掲示板に掲示していましたが、手間がかかり周知できているかわかりませんでした。
また入居者からのエアコンや給湯器などの修繕依頼にもスムーズに対応できます。
入居者としてもわざわざ電話し型番などの情報を伝えずに済み、スマートフォンで写真を送るだけで修繕依頼が可能です。
また従来では修繕依頼や修理日程の調整を電話でおこなっていました。
しかし、最近ではビジネスでも電話を減らしていく傾向にあり、若い世代を中心に電話離れが進んでいます。
そのため、入居者にとって電話による連絡はストレスになる恐れがあります。
管理会社やオーナーだけでなく入居者にもメリットがあるという点を覚えておきましょう。

対応漏れの防止

オーナーや管理会社にとって空室率の増加は死活問題であり、入居者などの顧客満足を上げることで空室率の低減を図れます。
顧客満足を高めるにあたり、入居者からの依頼や相談に対して、漏れなく対応することが必要です。
入居者管理アプリを使用することで管理会社やオーナーが入居者からの相談やその対応を一覧できるので対応漏れを防止できます。
管理会社には、毎日多くの問い合わせがあり、それを毎日こなす必要があります。
あってはいけませんが、従来の方法では対応漏れが発生する場合もありますので、入居者管理アプリを活用し、対応漏れを防ぐべきです。
最近では、SNSなどインターネットで情報を容易に共有できるようになり、情報の拡散が非常に早くなりました。
対応が悪いといった情報が拡散してしまうと空室率にも影響が出るので、入居者管理アプリによりきちんと入居者からの相談にも対応しましょう。

賃貸管理における入居者管理アプリの課題

そんな顧客満足を高め、コミュニケーションツールとしても使える入居者管理アプリですが、もちろん利用するにあたり課題もあります。
ここでは賃貸管理における入居者管理アプリの課題を解説していますので、導入を検討されている方は確認しておきましょう。

入居者にアプリを導入してもらう必要がある

先述したとおり、入居者管理アプリは管理会社やオーナーがアプリを導入するだけではありません。
入居者にもアプリをダウンロードしてもらい、初めてその多彩な機能を利用できます。
もちろん入居者にとっても問い合わせが容易にできたり、修繕情報が一覧できたりメリットがありますが、決して強制はできません。
実際にアプリ導入を拒む入居者もおられるようです。
また高齢者を中心にそもそもスマートフォンを所有されていない入居者もおられます。
そのため高齢者をターゲットにしてる不動産の場合、アプリの導入は難しいかもしれません。

アプリの価格によりコストが上がる

入居者管理アプリの導入は、無料ではなく費用がかかります。
費用の捻出方法は、きちんと検討しておきましょう。
たとえば、賃貸管理の一環として管理会社が負担するのか、オーナーの利益から捻出するのか、はたまた入居者の設備として家賃に含むのか、さまざまな方法があります。
また価格についてもサービスを提供している会社によって異なりますので、価格やサービス内容を比較し、検討しましょう。

通知に気付かないときがある

電話や戸別ポスティングなど従来の方法では、入居者は強制的に修繕などの案内を目にしていました。
ところが、入居者管理アプリになると情報を自ら取りに行く必要があり、通知などに気付かない方もおられます。
管理会社やオーナーサイドから未読確認はできますが、わざわざ未読確認をし、結局連絡する必要が出てくる恐れがあります。

まとめ

賃貸管理における入居者管理アプリは、忙しい管理会社やオーナーにとって魅力あふれるツールです。
もちろん入居者にとってもメリットがあり、導入すれば賃貸管理がスムーズになるでしょう。
とはいえ、まだまだ課題もありますので導入するなら課題に対する対応も考えておきましょう。