ひと昔前であれば、大家さんと入居者の距離が近く、大家さん自ら家賃を集めたり、建物の掃除をしたりしていました。
ただ今では賃貸物件の運営は専門的になり、自主管理にも限界が見え始めている状況です。
自主管理でとくに難しいのが退去立会いで、耐用年数や施工単価などの知識が求められます。
ではその退去立会いとはなにか、その流れやチェックポイントについて解説していきましょう。
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退去立会いをおこなう方法とは？管理会社と自主管理との違いについて
所有する賃貸物件に入居者がいても、いずれはその入居者が部屋を引き払うときがくるわけですが、そこでおこなわれるのが退去立会いです。
この退去立会いとは、入居者が引っ越しをする際にそれまで住んでいた部屋の状態を貸主と借主によって確認することで、修繕費の負担の範囲を決めるというものです。
これは通常すべての荷物を運び出した後、部屋の明け渡しをするタイミングでおこなわれ、貸主またはその代理人である管理会社の担当者と入居者が立会います。
そうして空になった部屋で双方による確認をおこない、経年による劣化や通常の使用による損傷以外の修繕部分について入居者の負担額を決めます。
では管理会社に退去立会いを依頼する場合の方法について見ていきますが、所有する物件の管理を管理会社にお願いしている場合は、ほぼすべてを任せることになります。
退去立会いでの部屋の状況確認や修繕費用の見積もり、その後の請求と回収など、ほとんどをその管理会社がおこなってくれるため、貸主はそのときどきの確認をするだけです。
また物件を自分で管理しているが、やり方がわからない、時間がないといった場合はその退去立会いのときだけ不動産会社などの管理会社に依頼することもできます。
通常、入居者はその物件を紹介してくれた不動産会社を貸主との窓口として利用するため、退去時の連絡もまずその不動産会社に入れます。
そしてその連絡を受けた不動産会社が貸主へその旨を連絡してきますが、このときに、退去立会いをお願いすれば、ほとんどの会社は受けてくれます。
ただその際、不動産会社とすればこの退去立会いは無償となりますので、修繕やハウスクリーニングの依頼など、その不動産会社にメリットがあるような計らいをしましょう。
自主管理の物件で貸主本人が入居者を見つけてきたケースでは、不動産会社を利用していないため退去立会いをしてくれる不動産会社を見つけなければいけません。
もちろんこの場合も無償でおこなってくれるわけではなく、代行手数料を支払ったうえで、修繕などを依頼するなど、相手側にメリットのある条件を提示してください。
こうしてみると、やはり賃貸物件の管理は最初から管理会社に依頼するほうが、貸主として後々の負担がなくなり、入居者の退去もスムーズに進みます。
自主管理での退去立会いの流れについて
自主管理している物件でおこなう退去立会いの方法についてみていきますが、まず入居者からの退去連絡が入ったときに、退去立会いの日時を決定するところから始まります。
そのとき一般的な賃貸借契約であれば、退去の連絡は一か月前までとなっているため、それよりも短い期間の場合は日割りではなくひと月分の家賃が発生することを伝えてください。
退去日が近づいてきたら再度、確認の意味も含め入居者に連絡をして最終的な日時を決め、違約金やハウスクリーニングの費用などがあればその請求をしましょう。
そして退去立会いの当日ですが、このとき必要となるのが物件の状態の確認と修繕負担の範囲決定で、部屋のすみずみまで双方でしっかりとチェックすることが重要です。
このとき出てきた修繕箇所について入居者に負担をお願いすることになりますが、このチェック箇所については書面として残しておくと後々のトラブル防止になります。
自主管理の場合、チェックリストを準備することで漏れを防げますが、このチェックリストは国土交通省の原状回復ガイドラインを参考にすれば良いでしょう。
部屋の状態確認が終われば入居者にそのチェックリストへ署名してもらい、チェックされた箇所ごとに入居者負担になる理由についてご説明してください。
修繕箇所が見つかればその修繕金額の見積もりとなり、これは㎡×施工面積で求められるため、間取り図や実際にメジャーなどで測ったうえ、ネットなどで単価を調べて計算しましょう。
修繕費用の見積もりがあがれば、次は貸主と入居者との間での負担割合の決定となり、これはその箇所の耐用年数と住んでいた期間とで割り出します。
この耐用年数は国税庁のHPで調べられ、たとえば住んでいた期間が2年で耐用年数6年のクロス張り替えの場合は2÷6＝0.33という計算方法となります。
こうして修繕費用の額が計算できたら、入居者に請求をおこない、振り込みなどで支払ってもらうというのが、自分でおこなう退去立会いの流れです。
退去立会いの現場において見落としを防ぐためのポイント
自主管理する物件で入居者が退去する際は、貸主が最終的にその現場に立会い、入居者とともに部屋の状態を確認して、その修繕費の割り出しや負担割合を決めることになります。
このとき国土交通省の原状回復ガイドラインを参考にすると良いことは先述していますが、ここではもう少し詳しくそのチェックのしかたについてご説明していきます。
部屋の状態を見るときにもっとも時間をかけるのが水回り、とくにキッチンで、ここは油を使うため汚れやすく、その汚れが通常の使用状況の範囲内かどうかを見定めてください。
キッチンでは蛇口や水栓部分についても確認が必要で、破損はもちろんのこと、入居時とは違う蛇口や浄水器が取り付けられていれば、そこに原状回復の義務が発生します。
油の影響をもっとも受けやすいのがレンジフードと換気扇で、ここでは油のこびりつきや実際に換気扇を回して異常がないかどうかを調べましょう。
シンクの下の収納部分は湿度が高くカビが発生しやすい箇所で、さらに水漏れがあれば内部の板がふくらみ、黒ずんでくるため見落としのないよう確認が必要です。
浴室では浴槽や鏡、壁面のひび割れの有無、シャワーヘッドが交換されていないかといった部分、排水口のつまりを重点的に見てください。
洗面台と洗濯機パンにおいてはキッチンと同じように水漏れとカビ、つまりの確認、蛇口やエルボ、水栓ニップルなどの破損がないかもしっかりとみましょう。
トイレは通常の使用では破損や故障がおこりにくい場所ですが、使用状態によっては便器や水栓タンクのひび割れが起こることもあり、これが水漏れの原因となります。
次に居室のチェックポイントですが、壁においては釘を打ちこんだ跡やタバコによる変色やにおい、また建物に欠損がない状態でのシミやカビは入居者側に問題がある可能性があります。
居室に備え付けの設備、たとえばエアコンや照明などがあればその状態も実際に運転して、またリモコンなどの付属品についても破損や故障がないか確認しましょう。
玄関部分で重要なのはやはり鍵の紛失や鍵穴の破損といったセキュリティに関しての部分で、ドアの破損なども含め、明るい状態での確認が必要です。
意外と見落としやすいのが外回りで、とくに気を付けるのが、集合住宅の自転車置き場にその入居者の自転車が放置されたままといったケースです。
まとめ
賃貸物件の管理を業者に委託すると費用が発生するということで、自主管理をおこなう貸主がいますが、確かに間違いではありません。
ただ、大家さんとしてさまざまな業務をこなしていくのは、想像以上の負担となるわけです。
とくに退去立会いは専門的な知識が必要なため、初めから管理会社に依頼することをおすすめします。
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